Puheterapia-asiakkaiden henkilötietojen käsittely

Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 28.11.2023

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan puheterapia-asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä Äännekoulun ollessa tietojen rekisterinpitäjä. Tämä tilanne on silloin, jos saat Kelan kustantamaa puheterapiaa tai huolehdit puheterapian kustannuksista itse.

Jos puheterapiasi järjestämisestä vastaa asuinalueesi hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki, saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä niiden verkkosivuilta.

Rekisterinpitäjä

Äänneloikka Oy (jäljempänä Äännekoulu)
Y-Tunnus: 2622683-3
Osoite: Höyläämötie 14, 00380 Helsinki

Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@aannekoulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tuottaa sinulle tarvitsemaasi puheterapiapalvelua terveydenhuollon palveluntarjoajaa koskevan lainsäädännön ja sopimuksemme mukaisesti. Jos kuntoutuksesi kustannuksista vastaa Kela, käsittelemme tietojasi myös Kelan palveluntuotantoon liittyvissä asioissa. Alla kerrotaan tietojesi käsittelystä tarkemmin.

Palvelumme tarjoaminen edellyttää henkilötietojesi käsittelyä erilaisia käyttötarkoituksia varten. Keskeisimmät käyttötarkoitukset ovat:

Puheterapiapalveluiden tarjoaminen
- Tietojesi rekisteröinti potilastietojärjestelmään
- Käyntiaikojen varaaminen
- Kuntoutuksen suunnitteleminen, järjestäminen ja toteuttaminen lähi- tai etäkäynteinä
- Yhteydenpito sinun (alaikäisen osalta huoltaja), omaistesi tai arkiympäristössäsi toimivien ihmisten kanssa
- Kuntoutukseen liittyvien tutkimusten toteuttaminen
- Kuntoutusmateriaalin laatiminen
- Tulkin tilaaminen

Potilasasiakirjojen laatiminen ja tietojen välittäminen Kanta-palveluun
Palautteen antaminen lähettävälle taholle ja Kelalle sekä tarvittaessa muu kuntoutukseesi liittyvä tiedonvaihto ko. tahojen kanssa
Palvelun laskutus ja perintä
Asiakassuhteen hoitaminen
- Puheterapiasopimuksen tekeminen
- Asiakassuhteeseen liittyvä viestintä
Mahdollisten muiden Kelan palvelunkuvauksessa olevien velvoitteiden toteuttaminen

Käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi aina vain lain mukaisilla perusteilla. Perusteena voi tilanteesta riippuen olla

Lain säännös, kuten terveydenhuollon palveluntuottamista tai potilasasiakirjoja tai Kelan tiedonsaantioikeutta koskevat säännökset
Antamasi suostumus
Tekemämme puheterapiasopimus

Lisäksi henkilötietojasi voidaan lain salliessa käsitellä edellä mainituilla perusteilla tai oikeutetun edun nojalla seuraaviin tarkoituksiin

Palautteen kysyminen sinulta palvelumme parantamiseksi, ja palautteesi ja mahdollisen reklamaatiosi käsittely
Mahdollisten erilaisten teknisten tai palvelun sisältöön liittyvien virhetilanteiden selvittäminen ja korjaaminen tai viranomaisten valvontatoimintaan liittyvä selvittäminen
Toimintamme suunnittelu, laadunvalvonta ja muu seuranta, kehittäminen, raportointi ja tilastointi
Viestintä ja markkinointi

Äännekoulussa henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojesi käsittelyä.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden kerääminen

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Joissain tapauksissa saamme niitä myös lähettävältä terveydenhuollon yksiköltä tai Kelalta tai muulta palvelusi maksavalta organisaatiolta ja suostumuksellasi muilta tahoilta. Tietoja voidaan hakea myös Kanta-palvelun kautta.

Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä hoidossasi ja kuntoutuksessasi ja tarpeellisia asiakassuhteemme kannalta, kuten:

nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
huoltajiesi tai laillisen edustajasi tai nimeämäsi lähiomaisen nimi ja yhteystiedot (tarvittaessa)
tutkimuksissa, hoidossa ja kuntoutuksessa syntyvät terveys- ja muut tiedot sekä tarpeelliset esitiedot
palvelun kustantaneelta organisaatiolta saadut tiedot, kuten Kelan kuntouspäätökseen sisältyvät tiedot
ajanvarauksiin ja käynteihin liittyvät tiedot
tekemämme puheterapiasopimuksen sisältämät tiedot
antamiasi suostumuksia koskevat tiedot
laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot
etävastaanoton toteuttamiseen liittyvät tiedot
Äännekoulun verkkokuntoutusalustan käyttöön liittyvät tiedot
antamasi palautteen tai tekemäsi reklamaation sisältävät tiedot

Henkilötietojen siirrot ja luovuttaminen

Potilastietosi ovat salassa pidettäviä. Äännekoulu ei luovuta tietojasi edelleen kolmansille osapuolille muutoin kuin antamasi suostumuksen tai lainsäännöksen perusteella. Jos palvelusi kustannuksista vastaa joku organisaatio, tämä organisaatio voi olla oikeutettu saamaan henkilötietojasi.

Säännönmukaisesti siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi

Kanta-palveluun
Kela-kuntoutuksessa Kelalle ja lähettävälle terveydenhuollon toimijalle

Henkilötietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietojasi käsitellään pääsääntöisesti Suomessa ja muualla ETA-aluella. Henkilötietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle lain näin salliessa. Potilastietoja voidaan luovuttaa ETA-alueen ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojasi säilytetään niin, että niihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu henkilötietojesi käsittely. Jos tietojesi säilyttämisestä on säädetty laissa, kuten potilastietojen osalta, tietojasi säilytetään lain vaatiman säilytysajan. Muissa tapauksissa tietojasi säilytetään vain niin pitkään, kun säilyttäminen on tarpeen tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoituksen toteuttamista varten.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Käyttöoikeudet henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiimme rajataan ja toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Tietoturva

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn ja noudatamme ja kehitämme toimialan yleisiä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Olemme toimintamme alusta asti käyttäneet Suomen terapiamarkkinoiden laajimmin käytössä olevaaa, Diarium -potilastietojärjestelmää. Olemme valinneet Diariumin juuri sen takia, että ohjelmisto on laajimmin käytetty ja siten testatuin potilastietojärjestelmä terapia-alalla.

Tietojen suojaaminen: Palvelun käyttäjä on yhteydessä Diarium-palvelimeen vahvasti salatun verkkoyhteyden (SSL) kautta. Palvelu on asennettu palveluntarjoajan palvelinsaliin, joka sijaitsee Suomessa. Pääsy palvelintilaan ja palvelimille on rajattu vain palveluntarjoajan nimetyille henkilöille. Palveluntarjoaja huolehtii palvelinlaitteiden suojauksesta, tietoturvasta ja asianmukaisista päivityksistä.

Tietoturva-auditointi: Diarium on Kanta-sertifioitu järjestelmä ja tuotteelle on tehty ulkoinen tietoturva-auditointi KPMG IT Sertifiointi Oy:n toimesta ja tuote täyttää A-luokan tietojärjestelmän vaatimukset.

Oikeutesi

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihisi.

Sinulla on oikeus

saada tietoa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi kerätään ja miten niitä käsitellään
tarkastaa tietosi ja pyytää niistä jäljennöstä
- Voit tehdä maksuttoman pyynnön kerran vuodessa. Useammista pyynnöistä veloitamme niiden toteuttamisesta aiheutuvat kohtuulliset kustannukset.
peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Voit tarvittaessa kysyä lisäohjeita tietosuojavastaavaltamme tai asiakaspalvelustamme.
vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan.
pyytää tietojesi poistamista. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista potilastietojesi osalta sinä aikana, kun laki velvoittaa meidät säilyttämään niitä.
siirtää muut kuin potilastietosi toiselle rekisterinpitäjälle, jos olemme käsitelleet antamiasi tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella
pyytää tietojesi käytön rajoittamista tietyissä tilanteissa.
vastustaa tietojesi käsittelyä, jos käsittelyperusteemme on oikeutettu etu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Halutessasi voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetetun toimistoon. Löydät verkkosivulta www.tietosuoja.fi lisätietoa siitä, millaisissa tilanteissa tietosuojavaltuutettu voi sinua auttaa.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä selostetta voidaan päivittää. Löydät ajantasaisen selosteen osoitteesta www.aannekoulu.fi/tietosuojaseloste.